Archivácia doma alebo v kancelárii hrozí skôr či neskôr kapacitnou krízou a neprehľadnosťou. Anonymné zahraničné cloudové riešenia zas v ľuďoch oprávnene vzbudzujú pochybnosti. Chcelo by to „upratovaciu čatu“, čo k vám nabehne na zavolanie, dokumenty od vás prevezme, naskenuje, uloží do aplikácie prehľadne usporiadané podľa kategórií a papierové verzie uskladní v trezore, odkiaľ si ich môžete kedykoľvek vybrať. Presne takýto servis ponúka DOCKitIN.

Za dva roky na slovenskom trhu sa z ambiciózneho startupu vyprofilovala silná firma, o ktorej služby je čoraz väčší záujem, a to ako medzi rodinami, tak aj medzi podnikateľmi, čo nechcú byť otrokmi papierovej byrokracie. O bezpapierových trendoch sme sa zhovárali so zakladateľkou a šéfkou DOCKitIN Dášou Foglarovou.

Zohraný tím je základ. Zdroj foto - DOCKitIN

Čo si presne môžem predstaviť pod pojmom bezpapierová domácnosť či kancelária?

„Tak ako si cez víkend upratujete domácnosť, aj v kancelárii by sa aspoň raz za mesiac tiež malo poriadiť. Vtedy nastupujeme my. Príde človek z našej firmy, zoberie od vás papiere, pred vašimi očami ich dá do bezpečnostnej obálky na prepravu dokumentov a cenín, podpíše sa preberací protokol a dokumenty idú kuriérom k nám. Do 48 hodín je ten váš papierový bordel zrazu v elektronickej podobe, vo vašom konte, vo vašej aplikácii. Papiere samotné nezmiznú, len vám už nezavadzajú na stole. Uchovávame ich v našom trezore."

O akom trezore je reč?

„Predstavte si miestnosť, ktorá je trezorom, má chránený vstup cez dva alarmy a vo vnútri sú plechové bezpečnostné regály – v nich skladujeme dokumenty. Archív je pripojený na pult centrálnej ochrany a je 24 hodín denne strážený SBS-kou. Takže naozaj nemôžu byť tie dokumenty nikde bezpečnejšie. Ale ak si poviete, že neviete žiť bez tých papierov, a chcete ich po naskenovaní naspäť, tak vám ich, samozrejme, prinesieme. Je to na tom klientovi. Úplne tomu rozumiem, pretože ľudské návyky, ktoré si so sebou ťaháme z minulosti, sa prekonávajú ťažko, najmä v niektorých profesiách. Napriek tomu, že účtovníci sú nejakým spôsobom tlačení k digitalizácii a k automatizácii svojich účtovných procesov, každý účtovník, s ktorým som sa stretla, miluje pocit, že si tú faktúru môže chytiť."

Menej papierov, viac priestoru. Zdroj foto - DOCKitIN

Kto je viac otvorený tejto novinke? Podnikatelia, alebo vás skôr vyhľadávajú rodiny?

„Vznikli sme pre domácnosti, čomu sme prispôsobili aj ceny – dokážeme sa dostať aj pod päť eur mesačne pre rodinu. Ale, samozrejme, je to vec, do ktorej sa treba trošku nakopnúť. Pretože keď chcem mať tie elektronické poistky, najprv musím nájsť doma papiere. Takže sa trošku boríme s lenivosťou ľudí. Alebo s tým, že majú naozaj málo času. Na to mám ja vždy argument: ´Nemusíte triediť, kľudne nám to dajte všetko, a môžeme to potom vyhodiť, alebo to nenaskenujeme. Nemusíte vyberať papiere z euroobalov, nemusíte rozspinkovávať, nemusíte robiť ten poriadok. My ho spravíme za vás!“

A ako môžete pomôcť firme?

„Mňa zaujíma živnostník, ktorý nemá asistentku, a nemá mu kto skenovať dodacie listy, a kto možno ani skener nemá... Zaujímajú ma firmy, ktoré majú obchodné oddelenia, kam sa zvážajú zmluvy vo veľkom objeme, ale už to tam stojí a ten obchoďák si musí raz za týždeň urobiť svoju agendu. Podľa nás ani nemusí. Aj v ten piaty deň v týždni môže byť v teréne, a jeho administratívnu agendu mu urobíme my, naskenujeme mu všetky tie obchodné prípady, ktoré sa v daný týždeň uskutočnili..."

Časť vašich služieb spočíva v tom, že dokumenty digitalizujete a kategorizujete, ale nie každý vie, že ponúkate zároveň aj promptný servis, keby si klient vyžiadal nahliadnuť do papierového originálu. 

„Áno, je to tak. Garantujeme prepravu do 24 hodín. Hoci sídlime v Bratislave, pokojne vám ten originál vydáme aj do Košíc, aj tam máme kuriérske kapacity. Často je to však tak, že firma sa rozhodne naskenovať si agendu posledných dvoch rokov a tá sa uloží fyzicky sem do archívu. Ten aktuálny rok si môžu nechať u seba, pre prípad, keď sa k tomu chcú častejšie vracať. Napríklad môžu byť reklamácie na daný obchodný prípad..."

Keby som sa pozrela na váš pracovný stôl, naozaj tam nájdem minimum papierov? Žijete filozofiou vašej firmy?

„Nenájdete tam ani jeden firemný dokument, zato však milión papierikov s poznámkami. Naša aplikácia neslúži ako nejaká poznámková záležitosť, na to je určite množstvo iných nástrojov. Priznám sa, milujem robiť si poznámky zo stretnutí, píšem si úlohy na papieriky. Ale vo firemných papieroch mám poriadok."

Služba ponúka riešenia pre podnikateľov aj domácnosť. Zdroj foto - DOCKitIN

Zatiaľ bola reč len o dokumentoch vecného charakteru. Môže DOCKitIN využiť napríklad aj mamička, ktorá chce mať vždy poruke kresbičky od svojho dieťaťa, čisto z nostalgie?

„Pravdaže. Aj na takéto účely je naša aplikácia zdarma. To znamená, že ak si tam budete vkladať nejaké dokumenty sama, či už tú kresbičku alebo bloček z potravín,  môžete. Nezahlcujete pamäť telefónu a všetko máte bezpečne uložené u nás na našom serveri. Môžete si každý sken označiť, spoznámkovať, zaradiť do kategórie, označiť si trebárs kategóriu ´dcérka´..."

Veľmi zjednodušene povedané, vy pomáhate ľuďom triediť veci do šuplíkov, áno?

„Áno, presne takto by som to nazvala."

V ére, ktorú charakterizuje informačný chaos, je dobré mať takúto možnosť. To však ponúka aj cloud. V čom je DOCKitIN iný?

„Ľudia sa boja cloudových riešení, lebo je to neznáma záležitosť a v podstate nevieme, kde tie dokumenty sú. My sme tiež akýmsi cloudovým riešením, no s tým rozdielom, že prevádzkovateľ nášho dátového centra je zrejmý a jasný. Vieme, že tie dáta sa nachádzajú na serveri na území Slovenska, vieme, v ktorých lokalitách. Sú zálohované, nie je to teda niečo virtuálne. Nie ako keby ste si to dali napríklad na cloud Amazonu či na Google Drive, kde ani neviete, kde sa to dátové centrum vôbec nachádza."

Dáša Foglarová, žena s víziou. Zdroj foto - DOCKitIN

 

Nebojíte sa rizika, že systém „spadne“?

„Preto máme hneď dve dátové centrá. Verte mi, že dnes nevieme pre bezpečnosť urobiť viac."

Veľkým trendom dneška je debordelizácia. Čistý priestor = čistá myseľ.  Ide v súlade s týmto názorovým hnutím aj DOCKitIN?

„Debordelizácia je dosť radikálna, pretože hovorí o tom, že sa máte vecí zbaviť nadobro. My sme tu podľa mňa práve pre tých, ktorí síce do toho chcú ísť, ale potrebujú mať ešte nejakú poistku. To znamená, že mi zostane aspoň tá elektronická podoba, ktorá ma nezaťažuje. Nie je to nahraté v mojom počítači, nezaberá to pamäť môjho telefónu, mám to jednoducho niekde v cloude a viem sa tam ľahko dostať. Poviem príklad: V minulosti som študovala v Sydney a odtiaľ mi ostali rôzne certifikáty a preukazy zo skúšok. Na tamojšiu univerzitu som chodila tri roky, takže je to celkom slušná kopa dokumentov. Dlhých osemnásť rokov to odo mňa nikto nechcel. Pravdepodobnosť, že to odo mňa niekto ešte bude chcieť, je fakt nulová. Ale aj tak to vnímam tak, že to predsa nemôžem vyhodiť! Na jednej strane je racionálne pochopenie, že keď som to osemnásť rokov nepotrebovala, už ani nebudem. Ale na druhej strane, sme ľudia. Žijeme predsa aj zo spomienok... a tie môžu byť uchované u nás v archíve."